Gestione del cambio nei team Agile

Al giorno d’oggi, molte aziende cercano di provare altre forme di portare a termine le loro attività. Associata all’attuale contesto di Trasformazione Digitale, la parola Agile appare spesso come un mantra che indica il percorso da seguire. Questo mantra, insieme alla rivoluzione tecnologica che stiamo vivendo, ci sta dando indicazioni riguardo le iniziative associate alla Trasformazione Digitale che in molti casi, partono proprio dai dipartimenti tecnologici delle organizzazioni.

In questa Trasformazione che ci sta coinvolgendo, l’importanza di cambiare la cultura delle persone, è l’elemento chiave e anche l’aspetto piu difficile da raggiungere, ma molto spesso viene banalizzato. Spesso perdiamo l’attenzione, cambiando metodologia e tecnologia, ma ignorando il fatto che è il comportamento mostrato dalle persone nella loro vita quotidiana dentro un’organizzazione è il fattore chiave perchè ci spiega com’è il suo reale funzionamento interno.

Una nuova cultura Agile

Quando si stabilisce una nuova cultura, è importante considerare due aspetti: da un lato, è necessario che le persone cambino la loro mentalità e, dall’altro, che l’organizzazione capisca, accetti e incoraggi a fare le cose diversamente. I valori e i principi del Manifesto Agile e la loro interpretazione nei diversi framework o metodi con cui lavoriamo, come Scrum o Kanban, sono la base su cui possiamo far funzionare un team Agile. Se non sono capiti e non seguiti, è molto difficile che qualsiasi iniziativa abbia successo.

Organizzare eventi Scrum o avere una lavagna piena di Post-it, non significa che siamo pronti a lavorare con un modello Agile. In molti casi, questo non è altro che un escamotage che viene applicato nelle organizzazioni ed è controproducente quando si tratta di attuare un vero cambiamento.

Molte volte, le iniziative vengono avviate con molto entusiasmo, ma non appena si riscontrano problemi (che siano legati o meno al passaggio a un modello Agile), si dà la colpa al nuovo modo di fare le cose, si butta via tutto il lavoro e si torna ai modelli precedenti. Non si tiene conto della “valle della disperazione” che ogni cambiamento comporta, il che significa che, prima di raggiungere lo stato di miglioramento che stiamo cercando, la nostra produttività sarà temporaneamente colpita dal cambiamento che stiamo realizzando, che mira ad aumentare la competitività delle persone e, di conseguenza, quella delle organizzazioni.

La trasformazione inizia con la conoscenza delle persone

È importante iniziare la trasformazione conoscendo le persone che fanno parte dell’organizzazione e vedere la loro disponibilità ad accettare il cambiamento, sia a livello individuale che organizzativo. Progettare un piano di comunicazione appropriato per pubblicizzare il cambiamento, generare interesse in esso e usarlo come strumento per sensibilizzare le persone coinvolte è un elemento chiave per raggiungere il salto culturale. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario comunicare le nuove linee guida con cui vogliamo lavorare, i nuovi ruoli come Scrum Master o Product Owner e le responsabilità di ognuno di loro.

Piano di sviluppo

Lavorare su un piano di formazione per fornire alle persone coinvolte, la conoscenza e la capacità di mettere in pratica questa conoscenza è un altro degli elementi da sviluppare all’interno di un progetto di Change Management.

Tutte le azioni che definiamo in questi due piani, sono i momenti in cui interagiremo con le persone coinvolte, quindi un altro punto chiave è avere un piano di consapevolezza, che ci permette di utilizzare i veicoli che la comunicazione e la formazione ci offrono, come la leva che guida il cambiamento culturale e che, alla fine, definisce il successo o meno dell’implementazione di un modello Agile all’interno di un’organizzazione.

Ogni cerimonia che realizziamo è un’azione di comunicazione che ci offre l’opportunità di far capire ai partecipanti la mentalità Agile che deve essere raggiunta. Mettere la consegna del valore prima di finire l’intera architettura o il design del database e ottenere questo dal team stesso è un segno che il lavoro viene fatto bene.

Mostrare alle persone coinvolte cosa sono Kanban o Scrum e tenere sessioni esperienziali con loro, spiegando cosa fare quando le cose funzionano bene o quando non funzionano, è un fattore determinante per cambiare la mentalità. Focalizzare queste sessioni di formazione sui valori, mostrando i benefici che si possono ottenere collaborando con il cliente piuttosto che usare il contratto come elemento a cui rivolgersi in caso di controversia o la quantità di lavoro che un comportamento trasparente può farci risparmiare in termini di reportistica e conoscenza dell’andamento dei progetti, aiuta a capire il modo di lavorare che stiamo cercando e come interiorizzarlo correttamente.

Il fattore umano

D’altra parte, ogni cambiamento richiede uno sforzo personale da parte delle persone coinvolte, quindi è necessario per le persone che partecipano a questi processi conoscere le loro motivazioni e quelle dei team di cui fanno parte, aiuta a definire i premi con cui ricompensare lo sforzo. Queste ricompense possono essere monetarie, in vacanze o in natura, ma solo la conoscenza delle persone coinvolte nel processo ci permetterà di determinare il modo più appropriato di ricompensare il loro sforzo.

In breve, quando si parla di Agile Change Management all’interno di un’organizzazione, non è sufficiente insegnare Scrum o Kanban come un modo di riorganizzare il lavoro. Stiamo parlando di realizzare principi come “Gli individui e le interazioni rispetto ai processi e agli strumenti”. Molte organizzazioni oggi sono altamente proceduralizzate e hanno strumenti in cui hanno implementato queste procedure. L’investimento per arrivare allo stato in cui sono è stato elevato e fare questo cambiamento mettendo le persone al primo posto può essere traumatico, soprattutto per i responsabili di quelle aree.

È quindi necessario determinare la reale necessità del cambiamento e assicurare il buy-in del management. Altrimenti, la resistenza a cambiare il modo di lavorare significherà che le organizzazioni non cambieranno, e se non c’è cambiamento, nessun miglioramento competitivo è possibile.